9+ Kỹ năng & phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Trên thực tế, người thành công đều biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh. Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày nhưng không phải người nào cũng hoàn thành tốt công việc. Bài viết này cung cấp một vài gợi ý hữu ích nếu như bạn muốn bắt đầu Quản lý thời gian hiệu quả ngay bây giờ!

Quản lý thời gian hiệu quả là gì?

Quản lý thời gian hiệu quả là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là kỹ năng sử dụng avà kiểm soát tốt thời gian, giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian hiệu quả được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.

Quy trình quản lý thời gian hiệu quả

Quá trình này bao gồm bốn bước chính:

 – Liệt kê và ưu tiên các nhiệm vụ của bạn theo ngày, tuần và tháng dựa trên mục tiêu và phương hướng của bạn cho công việc và cuộc sống.

– Đo lường và ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ đã đặt ra.

– Lập kế hoạch chi tiết và xác định trình tự thực hiện các công việc hàng ngày.

– Thực hiện và tuân thủ các kế hoạch đã được thiết lập.

Mỗi bước quản lý thời gian hiệu quả ở trên có các công cụ, kỹ thuật và kỹ năng để thiết kế một quy trình quản lý thời gian hiệu quả cho từng loại công việc và cuộc sống của mỗi người. Tất cả những gì bạn cần là biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả

• Giúp bạn nâng cao năng suất làm việc

Biết cách quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.

Sử dụng thời gian hợp lý còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống từ việc sắp xếp công việc hợp lý.

• Giảm bớt áp lực và căng thẳng

Làm thế nào trong học tập, công việc đạt hiệu quả và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất? Câu trả lời chính là quản lý thời gian hiệu quả.

Kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

• Có thêm thời gian để làm những việc bạn yêu thích

Thời gian là vô hạn nhưng đời người là hữu hạn mà chúng ta có quá nhiều việc phải làm, thực hiện trong đời. Chính vì vậy, quản lý thời gian hiệu quả, khoa học giúp bạn làm được nhiều việc nhiều hơn.

Bên cạnh thời gian để thư giãn thì khi sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ dành được thời gian cho riêng cho mình để làm những việc yêu thích.

Bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển bản thân, học thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm những điều chưa từng làm hay dành thời gian cho gia đình hoặc thăm bạn bè. Đây chính là khoảng thời gian ý nghĩa và vô giá mà bạn không nên bỏ lỡ.

• Hạn chế thói quen xấu

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp kém,…sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc.

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.

• Không mất quá nhiều công sức

Biết cách quản lý thời gian hiệu quả của bạn có nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn với ít nỗ lực hơn. Bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc cũng như đạt hiệu quả cao khi bạn thực sự tập trung.

Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thử tính nhé, nếu bạn dư 1 giờ đồng hồ bằng việc sử dụng thời gian hiệu quả vậy một năm đã có 250 giờ làm việc thêm mỗi năm rồi phải không?

9 kỹ năng không thể thiếu nếu muốn quản lý thời gian hiệu quả

• Biết cách đặt mục tiêu

Đặt mục tiêu có lẽ là kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả quan trọng nhất. Bởi vì mục tiêu là động lực thúc đẩy bạn làm việc và làm việc chăm chỉ. Hãy chắc chắn rằng các mục tiêu bạn đặt ra là chính xác và có động lực. Nếu không, bạn có thể mất kiểm soát và bỏ cuộc khi gặp chướng ngại vật. Kết quả tất yếu là không thể hoàn thành công việc và hoàn toàn lãng phí thời gian theo đuổi mục tiêu này. 

Cách đặt mục tiêu: SMART là một trong những cách thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất:

• Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng và bởi vì được xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
• Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
• Attainable: Có thể đạt được. Không ai lại kiên trì thực hiện một danh mục 30 công việc nhưng có đến 20 công việc không hoàn thành được. Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
• Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động. 
• Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.

• Lập kế hoạch hiệu quả

Kỹ năng lập kế hoạch công việc tốt sẽ trở thành động lực để thực hiện mục tiêu đề ra. Bạn sẽ nhận thấy, việc mình đang làm giúp bạn tiến dần đến mục tiêu hơn từng ngày. Các bước gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch hiệu quả, đặc biệt là trong công việc mà không làm mất thời gian của bạn:

Bước 1: Lên kế hoạch theo ngày/tuần/tháng/năm

Bước 2: Xác định mục tiêu

Bước 3: Lập danh sách những việc cần làm

Bước 4: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và thời gian

Bước 5: Tập trung triển khai theo kế hoạch đã đề ra

Bước 6: Linh hoạt ứng biến trong khi thực hiện kế hoạch

Bước 7: Kiểm tra, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

 

• Tìm ra khung “giờ vàng” của bản thân

Mỗi người có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn những người khác. Có người tập trung vào buổi sáng, có người khoảng 3-4 giờ chiều. Một số người tập trung nhất khi làm việc trong một văn phòng yên tĩnh trong bữa trưa. Theo dõi hiệu suất vào các thời điểm khác nhau trong ngày để tìm ra “giờ vàng”. Sau đó, cố gắng đặt những thứ đòi hỏi sự tập trung, chú ý và sáng tạo nhất trong khung thời gian đó. 

• Phân biệt sự khác nhau giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”

Phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng là rất quan trọng trong việc ưu tiên thời gian và khối lượng công việc. Do đó, phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cách  quản lý sắp xếp thời gian phù hợp. 

– “Công việc khẩn cấp” cần được quan tâm ngay lập tức, nhưng không phải lúc nào cũng quan trọng để hoàn thành nó một cách nhanh chóng.

– “Việc quan trọng” là khi chưa làm xong. Nó có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho bạn và những người khác. 

– “Không quan trọng, không khẩn cấp’ – thường là những việc giải trí, không ảnh hưởng lớn đến chặng đường phát triển cá nhân và sự nghiệp của bạn; ví dụ như xem bộ phim mới ra, nghiên cứu mua điện thoại mới.

• Nói không với làm việc “đa nhiệm”

Multitask, hay multitasking được gọi là đa nhiệm. Chi tiết hơn, kỹ năng đa nhiệm nghĩa là khả năng làm nhiều việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc trong cùng thời gian, nhưng thật ra nó không phải là cách làm đúng đắn và hiệu quả nhất. 

Theo một số nghiên cứu, Multitasking sẽ gây ra một số tác hại như: não bộ hoạt động kém, giảm hiệu suất công việc, kỹ năng bị mài mòn, suy giảm IQ,…

• Sắp xếp gọn gàng góc làm việc

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng một chiếc bàn bừa bộn sẽ khiến bạn mất tập trung hơn. Và khi bạn mất tập trung, bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ, hoặc tệ hơn là không hoàn thành chúng. Vậy nên để quản lý thời gian hiệu quả, hãy xắn tay áo lên và tổ chức lại không gian làm việc của bạn.

Dọn dẹp các ngăn kéo, kiểm tra các vật dụng và tài liệu không cần thiết, sau đó loại bỏ chúng. Phân loại các tập tin của bạn và đặt chúng trong tủ quần áo của bạn. Dọn dẹp mặt bàn của bạn và loại bỏ những đồ trang trí không cần thiết và gây phiền nhiễu ngay lập tức. 

• Kiểm soát căng thẳng

Quản lý căng thẳng tại nơi làm việc là một trong những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả thứ cấp bạn nên biết. Những áp lực và căng thẳng trong công việc lấn át tinh thần sẽ khiến bạn gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc và chất lượng công việc của bạn.

Chủ động quản lý căng thẳng giúp bạn tránh rơi vào tình trạng mất kiểm soát bằng cách giảm thiểu nhiều rủi ro cả về thể chất và tinh thần. Để học cách quản lý căng thẳng trong công việc, bạn sẽ cần học cách đối phó và giảm bớt căng thẳng và lo lắng như: ngồi thiên, nghe nhạc, nghe podcast, học cách thở đều, viết xuống những suy nghĩ của bản thân,…

• Đối phó với “kẻ cắp thời gian”

Trong khi bạn đang cố gắng hoàn thành những mục tiêu đã đặt ra trước đó, sẽ liên tục xuất hiện những người hay những yếu tố làm bạn xao nhãng. Những kẻ cắp thời gian này có thể là bất cứ thứ gì như những thông báo từ các trang mạng xã hội, trả lời những cuộc gọi vô bổ, phải làm những việc cá nhân trong giờ làm việc,… 

Đặc biệt, lúc làm việc thì nên tắt mạng xã hội (trừ khi đó là một phần của công việc). Chuyện kiểm tra các like, comment mới từ bạn bè chỉ mang tính giải trí thôi, không quan trọng, cũng chẳng gấp gáp, nên hãy chỉ làm khi rảnh. Bạn sẽ không thể nào tập trung làm việc khi mà Facebook, Instagram liên tục gửi thông báo mời gọi sự chú ý của bạn. 

• Ngăn chặn sự trì hoãn

Trì hoãn công việc, trì hoãn việc học tiếng Anh, trì hoãn luyện tập thể dục thể thao… Mỗi ngày mỗi người chúng ta lại có thể tìm ra hàng tá lý do để trì hoãn một kế hoạch cụ thể nào đó kể cả khi kế hoạch ấy đã được sắp xếp từ trước. 

Xem thêm: Lý do trì hoãn thời gian 

Sự trì hoãn là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công việc. Có thể nó dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, chất lượng công việc không đảm bảo. Đây được coi là một trong những kẻ thù lớn nhất đối với thành công và hạnh phúc của bạn bởi nó ngăn cản bạn dấn thân và hành động vì mục tiêu đã định. Do đó, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ một việc nào để quản lý thời gian hiệu quả của mình.

Trên đây là nội dung chia sẻ về cách quản lý thời gian hiệu quả mà mình muốn gửi đến bạn. Việc phân chia, sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian làm việc. Chính vì vậy, quản lí thời gian là một việc làm cần thiết nếu như bạn muốn hoàn thành công việc theo một thứ tự và thời gian nhất định. Như vậy, không những bạn có thể tránh khỏi sự lãng phí mà thậm chí bạn còn có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, bạn bè và chính bản thân mình.

Xem thêm:

Review son dưỡng môi tốt nhất 2023 dành cho học sinh, sinh viên

BẬT MÍ 5 CÁCH ĐƠN GIẢN GIÚP GIẢM CĂNG THẲNG HIỆU QUẢ

10 bí quyết vàng nâng cao sức khoẻ tinh thần

 

Người thực hiện: Nguyễn Thị Thúy Hằng

Mã sinh viên: 20051266