Bài viết này chia sẻ một số giải pháp công nghệ giúp tối ưu hóa chi phí vận hành trong vận hành doanh nghiệp nhằm giúp tận dụng sự hỗ trợ của công nghệ trong thời đại kỉ nguyên số. Một đồng chi phí tối ưu tương đương với một đồng lợi nhuận tăng thêm. Hy vọng nó mang đến sự cải tiến tích cực trong việc quản lý doanh nghiệp của các bạn.

Tối ưu hóa chi phí vận hành luôn là một trong những mục tiêu mà các doanh nghiệp phải hướng đến nếu muốn tồn tại và phát triển.  Điều này có thể được thực hiện bằng cách xác định và loại bỏ các khoản chi phí lãng phí, cải thiện hiệu quả của các quy trình và tận dụng các công nghệ mới. Vậy những phần mềm nào được ưa chuộng hiện nay để tối ưu hóa chi phí vận hành doanh nghiệp, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé.

1. Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM)

Nền tảng BPM là một hệ thống tiên tiến trong việc tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ trong một doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp tự động hóa và tinh giản các quy trình kinh doanh của họ, dẫn đến giảm chi phí và cải thiện hiệu quả. Một số ví dụ phổ biến về phần mềm BPM bao gồm:

• ProcessMaker: Là một giải pháp quy trình làm việc và low-code BPM cho phép bạn thiết kế, tự động hóa và triển khai các quy trình nghiệp vụ. Điều khiến nó khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh là nó cung cấp một loạt các lựa chọn lưu trữ – tại chỗ, đám mây hoặc mã nguồn mở. Processmaker có ba gói sản phẩm, gói thấp nhất có giá 1.500$ mỗi tháng.
•  Appian: Là một nền tảng phát triển Low-code có các tính năng nổi bật như tự động hóa thông minh khả năng cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, hỗ trợ ứng dụng di động, các biểu mẫu báo cáo, … Nền tảng này rất trực quan và không yêu cầu các nhà phát triển có các kinh nghiệm lập trình để có thể làm việc với Appian. Appian có sác gói sản phẩm từ dành cho cá nhân đến dành cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ liên hệ đội ngũ của Appian để nhận báo giá cụ thể.
• Bizagi: Bizagi cung cấp các giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp dưới dạng 3 sản phẩm – Bizagi Modeler, Bizagi Studio và Bizagi Automation. Bizagi cung cấp đám mây cũng như các tùy chọn lưu trữ tại chỗ. Cũng giống như Appian, Bizagi không đăng giá của họ trên trang web của họ và yêu cầu bạn liên hệ với họ để được báo giá.

So sánh 6 phần mềm BPM tốt nhất 2022

2. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Phần mềm CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) là một công cụ được thiết kế để giúp tổ chức của bạn mang đến cho khách hàng trải nghiệm độc đáo và liên tục, cũng như xây dựng mối quan hệ tốt hơn bằng cách cung cấp thông tin hoàn chỉnh về mọi tương tác của khách hàng, theo dõi doanh số, sắp xếp và ưu tiên các cơ hội của bạn và tạo điều kiện hợp tác giữa các nhóm khác nhau. Các phần mềm CRM phổ biến hiện nay:

• Salesforce: Là nền tảng tiên phong trong lĩnh vực CRM. Sản phẩm CRM của Salesforce được xem là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng toàn diện với đa dạng các tính năng gồm marketing, bán hàng, thương mại, chăm sóc khách hàng. Gói phần mềm Salesforce dao động từ khoảng 5$ đến 300$ mỗi tháng/user (gần 7.200.000vnđ)
• Zoho CRM: Là nền tảng thân thiện, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ với giao diện người dùng đơn giản, các mô-đun có thể tùy chỉnh, các chức năng tự động hóa thực tế và các chức năng truyền thông xã hội. Nền tảng này sẽ cho phép thiết lập và xác định quy trình công việc cụ thể, quản lý các đầu mối bán hàng và hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày. Zoho cung cấp sản phẩm phiên bản CRM miễn phí cho ba người sử dụng trở xuống và có chi phí khoảng từ $12 đến $35 cho mỗi người sử dụng/tháng trên ba mức hỗ trợ khác nhau (tiêu chuẩn, chuyên nghiệp, và cao cấp).
• Microsoft Dynamics CRM: Nền tảng tích hợp gồm nhiều chức năng, hỗ trợ mọi doanh nghiệp trên toàn bộ lĩnh vực: bán hàng, marketing, chăm sóc Khách hàng.. cho phép thông tin được chia sẻ đồng nhất với nhau trong nội bộ doanh nghiệp. Giá gói bán hàng dao động từ 65$ tới 162$/user/tháng; gói chăm sóc khách hàng dao động từ 50$ tới 95$; gói marketing 1500$.

Top 10 phần mềm CRM tốt nhất hiện nay

3. Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Nhắc đến tối ưu hóa thì không thể không nhắc tới hệ thống ERP. Cụ thể, đây là nền tảng tích hợp nhiều công cụ như quản lý nhân sự, tự động hóa toàn bộ việc lưu trữ, thu thập và phân tích dữ liệu cũng như liên kết nhiều ứng dụng hay module có chức năng khác nhau của từng bộ phận trong công ty. Đây được xem là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực nhà quản lý, giúp tăng năng suất nhân viên, giảm thiểu tối ưu chi phí và tăng doanh thu, lợi nhuận. Dưới đây là một số nền tảng ERP phổ biến:

• SAP:  Sử dụng phần mềm nhân sự SAP làm cho quá trình làm việc trở nên đơn giản và nhanh chóng. Dễ dàng tìm kiếm mọi thông tin, cập nhật công việc và đánh giá quá trình làm việc. Tuy nhiên SAP lại có chi phí triển khai khá cao và không thực sự phù hợp với các doanh nghiệp thuần Việt. Nổi trội hơn trong các phần mềm SAP là phần mềm SAP Business One khi được tối ưu theo đặc thù của 31 ngành nghề, trong đó bao gồm sản xuất (điện tử, hàng tiêu dùng, máy móc, công nghiệp,..) nông – lâm – ngư nghiệp, bán lẻ,…
• Oracle ERP: Là một phần mềm ERP dùng để quản lý doanh nghiệp một cách tự động hóa do chính tập đoàn Oracle cung cấp dưới dạng dịch vụ SaaS – Software as a Service, đây được biết là một giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện nhất cùng với thiết kế đơn giản. Chi phí triển khai của Oracle ERP thì mềm hơn SAP những vẫn nằm trong top các phần mềm đắt đỏ.
• Microsoft Dynamics AX: Microsoft dynamics ax thực sự là một hệ thống ERP có khả năng cấu hình linh hoạt để đáp ứng được nhu cầu của hầu hết các công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Nền tảng thứ ba này thì có giá rẻ hơn rất nhiều so với giá hai nền tảng trên, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Microsoft Dynamics ax cho phép có thể truy cập vào hệ thống ERP thông qua internet vào bất kỳ thời gian và địa điểm nào. Hỗ trợ linh động và không giới hạn truy cập vào hệ thống ERP cũng như tối ưu hiệu quả trong đầu tư chi phí. Tuy nhiên Microsoft Dynamic AX thường được ưa chuộng bởi các nhân viên nghiệp vụ hơn là quản lý của họ.

Top 10 hệ thống phần mềm quản trị ERP tốt nhất hiện nay

4. Phần mềm phân tích dữ liệu

Phần mềm phân tích dữ liệu là một trong những nền tảng không thể thiếu khi muốn tối ưu hóa chi phí vận hành vì nó có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và sức lực để có thể tạo ra những bản báo cáo số liệu chính xác, chi tiết và dễ dàng quản lý. Dưới đây là những phần mềm phân tích dữ liệu được khuyến khích dùng nhiều nhất:

• Microsoft Power BI: Công cụ này sẽ giúp bạn thống kê các chỉ số và xây dựng các báo cáo một cách dễ dàng và tiện lợi. Bởi vì đây là phần mềm được phát triển bởi Microsoft, nên các câu lệnh và cách sử dụng của chúng khá giống với Excel. Người dùng còn có thể truy cập chúng thông qua website hay smartphone (điện thoại thông minh) và chia sẻ các bản báo cáo đó với bất kì ai một cách tiện lợi và nhanh chóng. Ngoài ra Microsoft Power còn có thêm các ưu điểm như không tính thêm phí dịch vụ sản phẩm, tự động hóa cập nhật theo dữ liệu đã nhập,…Tuy nhiên nền tảng này khá chậm khi xử lý số liệu lớn, chỉ liên kết với ngôn ngữ R và Python và sẽ giới hạn dữ liệu nếu không nâng cấp gói.
• Tableau: Tableau là một phần mềm phân tích dữ liệu được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực Business Intelligence – BI (Hệ thống ứng dụng công nghệ, phần mềm thông minh vào hoạt động phân tích kinh doanh). Tableau là một trong những công cụ trực quan hoá dữ liệu miễn phí tốt nhất trên thị trường hiện nay. Trái với Power BI, Tableau có thể xử lý một khối lượng lớn dữ liệu và có thể kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khác như “C++, Java,…”. Tuy nhiên Tableau lại không thể tự động hóa cập nhật dữ liệu hay xử lý các phép tính quá phức tạp

•  Qlik Sense: Tương tự như Power BI và Tableau, Qlik Sense cũng là một sản phẩm dùng để trực quan hóa dữ liệu cho phép bạn tạo ra các hình ảnh trực quan và biểu đồ tương tác một cách linh hoạt nhằm giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác. Qlik Sense hoạt động dựa trên nền tàng Machine Learning (máy học) giúp người dùng hiểu và sử dụng dữ liệu hiệu quả hơn. Ưu điểm của nền tảng này là xử lý và liên kết một khối lượng lớn các dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và cung cấp môi trường điện toán đám mây kết hợp (Hybrid Cloud) – hỗ trợ kết hợp giữa đám mây công cộng (Public Cloud), đám mây riêng (Private Cloud) và các phần mềm lưu trữ tại chỗ (on-premise sites). Tuy nhiên, việc cài đặt phần mềm Qlik Sense lại khá phức tạp và khó khăn.

Top 5 công cụ và phần mềm phân tích dữ liệu tốt nhất năm 2023

5. Các phần mềm hữu ích khác

Ngoài các nền tảng cơ bản kể trên, có rất nhiều loại phần mềm hữu ích khác cũng giúp doanh nghiệp trong việc tối ưu hoá chi phí và gia tăng hiệu suất công việc. Có thể kể đến như:

• Các phần mềm quản lý dự án: Asana, Trello, Basecamp, …
• Các phần mềm giao tiếp và cộng tác: Slacks, Microsoft teams, Zoom,…
• Các phần mềm lưu trữ đám mây: Dropbox, Google Drive, OneDrive,…
• Các phần mềm ghi chú: Evernote, OneNote, Google Keep,…

Các phần mềm này thường có bản miễn phí dùng cho cá nhân và trả phí dùng cho doanh nghiệp. Chúng khá dễ dùng và chi phí không quá đắt so với các phần mềm kể trên.

6. Lưu ý

Việc lựa chọn nền tảng nào cho doanh nghiệp đòi hòi sự nghiên cứu, cân nhắc kĩ lưỡng dựa vào nhu cầu, ngân sách của doanh nghiệp. Các nhà điều hành nên:

• Hiểu rõ nhu cầu hiện tại: Trước tiên, phải xác định được nhu cầu hiện tại, nhà quản trị nhân sự phải hiểu rõ vấn đề mà tổ chức đang cần nhu cầu tuyển dụng, hệ thống quản lý tiền lương, hay quản lý hiệu suất, …. Nếu hệ thống đang sử dụng vẫn còn hiệu quả, thân thiện với người sử dụng, hãy nghĩ đễn việc tích hợp các chức năng hỗ trợ vào hệ thống trước khi tìm hiểu việc thay mới. Công nghệ nhân sự có thể tùy biến hơn bao giờ hết, điều quan trọng là phù hợp với nhu cầu và tránh được sự lãng phí.
• Đừng ngộ nhận bởi vẻ bề ngoài: Quay lại vấn đề nhu cầu của tổ chức, có thật sự rằng tổ chức của bạn đang cần một kho lưu trữ khổng lồ   và sẽ sử dụng hết được tiềm năng của những sản phẩm công nghệ hay blockchain có thật sự là nhu cầu cần thiết ở hiện tại hay không. Đừng để sự kỳ diệu hay tính tiện dụng nào của công nghệ che mất thực tế hiện tại. Phải cân nhắc kỹ càng trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào.
• Thân thiện khi sử dụng: Sẽ thế nào nếu hệ thống gặp vấn đề kỹ thuật và không có người biết cách xử lý ngay tại tời điểm đó? Sẽ thế nào nếu việc trục trặc dẫn đến thất thoát dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp? Các chuyên gia nhân sự hay các nhà lãnh đạo không phải là kỹ sư phần mềm, họ không có đủ chuyên môn và kiến thức trong lĩnh vực này để xử lý những phát sinh ngoài ý muốn. Chắc chắn không một nhà điều hành nào muốn “mắc kẹt” trong hệ thống những câu hỏi thường gặp (FAQ) mà không có một sự trợ giúp nào khác. Vì vậy việc đòi hỏi một nền tảng thân thiện, không quá khó để nắm bắt cũng là một đòi hỏi không quá đáng và cần được thoả mãn.
• Chắc chắn về dịch vụ nhận được: Dù quy mô của tổ chức ở mức độ nào đều có quyền đòi hỏi nhận được một sản phẩm và dịch vụ xứng đáng. Đứng ở vị trí người mua hàng, dù là doanh nghiệp nhỏ hay một công ty khởi nghiệp đều có quyền yêu cầu sự tận tình từ nhà cung cấp. Trước khi có quyết định, cần nghiên cứu kỹ về các đối tác của nhà cung cấp và sự có sự đánh giá về mức độ tin cậy. Dữ liệu thực tế thuyết phục hơn nhiều so với câu chuyện về những câu chuyện đánh bóng thương hiệu. Chắc chắn rằng, ban lãnh đạo sẽ quan tâm đến giá trị của sản phẩm hơn là những lời quảng cáo.

Trên đây là các phần mềm hỗ trợ vận hành được nhiều doanh nghiệp sử dụng để tối ưu hóa chi phí. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn và doanh nghiệp của mình!

***Bài viết liên quan

Kỷ nguyên 4.0 – Thời đại của công nghệ giáo dục

Top 7 lý do bạn nên sở hữu Iphone 15 Series ngay lúc này